التقرير السنوي 2021

التقرير السنـــــــوي للعــــــام 2021 خطة الشراء طلبات اللوازم والاشغال لجان الشراء طلب الشراء طلب التوريد التخزين والتنفيذ توزيع اللوازم وتسليم الاشغال لصاحب الطلب جامعـــــــة اليرمــــــــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم

2 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم كلمة مدير الدائرة م. نعيم محمد خصاونة باتت سلاسل التوريد في عمل المؤسسات جزء اساسي من هياكلها وضرورات ادامة عملها وكلما تم ضمان استمرار عمل سلسة التوريد بكفاءة وفعالية ودقة وضوابط تعنى بجودة المواد والاشغال الموردة وكفاءة العاملين كلما زادت فعالية المؤسسة لأداء مهامها وتحقيقها الانجاز المتميز بأعلى جوده واقل وانسب وقت. واننا في جامعه اليرموك ومع صدور نظام المشتريات لعام 2019 رقم ) 28 ( ً فقد تم تأسيس دائرة المشتريات انسجاما مع النظام وخدمة لعمليات الشراء المختلفة وقرر مجلس الجامعة في نفس الوقت دمج دائرة اللوازم معها لتصبح دائرة المشتريات واللوازم دائرة واحدة تتابع أعمال شراء الاشغال واللوازم والتوريد والتخزين وشراء الخدمات والاستشارات الفنية والهندسية . ومع نهاية عام 2021 بدأت الدائرة باستكمال حوسبة تنفيذ أعمالها بالتعاون مع مركز الحاسب والمعلومات في الجامعة حيث تم تشكيل لجان خاصة لاستكمال حوسبة ال ربط البيني مع الدائرة المالية والانتقال الى نظام الاوراكل لعمليات طلبات من استقبال الاشعارات على نظام الويب ومن ثم ترحيلها الى نظام الاوراكل وبدء حوسبة أعمال ً الشراء بشكل مباشر بدلا الدراسات والاحالات والعقود. وأننا نأمل ان يكون عام 2022 عام حوسبة عمل الدائرة والوصول الى أدني حد من تدخل الجهد البشري في تنفيذ الاعمال لما في ذلك من انسيابية ودقة وسرعة في تنفيذ الاعمال. ويسرني ان اتقدم بشكري لكل العاملين في الدائرة على الجهود المبذولة والمتفانية في خدمة الدائرة من الجميع ً آملا الاستمرار في ت عزيز قيم روح الفريق الواحد والشفافية والنزاهة في تنفيذ أعمال الدائرة.

3 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم الهيكل التنظيمي لدائرة المشتريات واللوازم مدير الدائرة قسم الديوان قسم العهدة قسم المستودعات قسم ادارة العقود قسم التدقيق قسم المواصفات والدراسات قسم المشتريات والإحالات قسم الرقابة على المخزون المساعدون

4 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم دائرة المشتريات واللوازم مقدمة مع تأسيس جامعة اليرموك أنشئت دائرتي اللوازم و كوحدتين مستقلتين ً العطاءات سابقا ، وفي عام 2019 وبصدور نظام المشتريات رقم 28 لسنة 2019 م تم دمجهما تح ت مسمى دائرة المشتريات واللوازم ، وتعد دائرة المشتريات و اللوازم من الدوائر المهمة والحيوية في الجامعة حيث تتم جميع عمليات الشراء في الجامعة من خلالها وتتلخص اعمالها بما يلي :  تأمين متطلبات كافة الوحدات التنظيمية العاملة في الجامعة من اثاث وقرطاسية، واح بار، ومواد وأجهزة فنية ومخبرية ، وكافة اللوازم والاشغال المختلفة .  متابعة سلسلة التوريد لكافة متطلبات لوازم ومود الجامعة ، وفق أحدث البرامج والأنظمة المحوسبة.  متابعة الاعلان ودراسة الاشغال والخدمات ال فنية والاستشارية التي تحتاجها وحدات الجامعة المختلفة.  التامين على كافة موجودات وممتلكات الجامعة.  إعداد تقارير دورية تتضمن خطط الشراء السنوية.  إجراء الجرد الدوري و السنوي لموجودات المستودعات وتقديم التقارير اللازمة لإدارة الجامعة وذوي العلاقة .  الإشراف على محتويات المستو دعات وتنظيم صرفها وحفظ سجلاتها وفق أحدث النظم القياسية العالمية.  السعي لتطوير نظام مشتريات الكتروني.  القيام بما تكلف به من مهام من رئاسة الجامعة . ويتم تنفيذ جميع هذه المهام بشفافية وبإجراءات مبسطة تتبع الانظمة المحوسبة وقواعد البيانات المختلفة. رؤية الدائ رة تحقيق كفاءة عالية لإدارة عمليات الشراء بكل شفافية استخدام التقنيات الحديثة ووفق الانظمة والقوانين المعمول بها. رسالة الدائرة تأمين كافة الوحدات التنظيمية العاملة في الجامعة باحتياجاتها من اللوازم والاشغال والخدمات والاستشارات لتحقيق اعلى جودة وأنسب سعر ب الوقت المناسب و بما يضمن قي ام هذه الوحدات بمهامها ووظائفها . شعار الدائرة نزاهة ...... انجاز ......

5 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قيم الدائرة تسعى الدائرة لترس ي خ مجموعة من القيم والاخلاقيات لدى العاملين فيها من اجل الوصول الى تطبيق ر ؤ ية الدائرة ورسالتها، ومن هذه القيم:  الكفاءة والريادة.  ترسيخ العمل المؤسسي.  الشفافية والنزاهة.  العدالة والحيادية.  العمل بروح الفريق الواحد. تضم دائرة المشتريات واللوازمثمانية اقسام  قسم الرقابة على المخزون.  قسم المشتريات والإحالات.  قسم المواصفات والدراسات.  قسم التدقيق.  قسم ادارة العقود.  قسم العهدة.  قسم المستودعات.  قسم الديوان. ان امعة بتشكيل ويقوم رئيس ا الشراء التالية كومية رقم ( لنظام المشتريات ا ً وذلك استنادا 28 ) لسنه 2019 . لجنة ال شراء الرئيسية/ اللوازم والخدمات لجنة ال شراء المحلية/ اللوازم والخدمات لجنة ال شراء الرئيسية/ الاشغال والخدمات الفنية لجنة ال شراء المحلية/ الاشغال والخدمات الفنية ملخص اعمال اللجان للعام 2021 الرقم اسم اللجنة عدد الاجتماعات عدد القرارات 1 لجنة ال شراء المحلية/ اللوازم والخدمات 91 538 2 لجنة ال شراء المحلية/ الاشغال والخدمات الفنية 28 35 3 لجنة ال شراء الرئيسية/ اللوازم والخدمات 27 26 4 لجنة ال شراء الرئيسية/ الاشغال والخدمات الفنية - -

6 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم الرقابة على المخزون :ً اولا الم هام  استقبال الطلبات الكترونيا على أنظمة الويب الخاصة في الجامعة.  دراسة هذه الطلبات والتحقق من المواصفات الفنية وتوجيهها لاستكمال الموافقة عليها من قبل مدير الدائرة.  إعادة الطلبات لرئيس قسم الرقابة على المخزون حيث يتم إعادة توجيهها للجان الفنية المعنية ان لزم الأمر او للموظف المعني في القسم لعمل اشعار اللوازم على أنظمة اوراكل المعمول بها في الدائرة حيث تنقسم الاشعارات الى أ - اشعار شراء ويتم تحويله لقسم المشتريات. ب - اشعار صرف او شطب ويتم تحويله لقسم المستودعات.  ) يتم تصنيفها من قبل الموظف المعني اعتمادا على نظام التصنيف ً في حال ان المواد جديدة (لم يتم إدخالها مسبقا العالمي وهو نظام قياسي دولي لا يسمح بإعطاء المادة الواحدة أكثر من ترميز.  متابعة ارصدة ا لمخزون للوازم المختلفة من اجل ضمان تواجدها طوال الوقت لخدمة العملية التدريسية مثل القرطاسية والمستلزمات المكتبية والاثاث.  يتم عمل اشعارات شراء لتعزيز هذه الأرصدة بشكل دوري استنادا لدراسة تعتمد على ارصدة المستودع الحالية ومعدل المصروفات لمدة ثلاثة سنوات سابقة.  يقوم القسم است ن للنظام بتنظيم قوائم الجرد وتوزيعها على لجان الجرد المشكلة لهذه الغاية واستكمال تدقيق مل ً ادا فات الجرد مع هذه اللجان.  تعديل الاحالات التابعة للقرارات الصادرة عن لجان الشراء المختلفة حسب جداول الإحالة. :ً ثانيا الإنجازات تسلسل نوع المستند عدد الطلبات 1 طلبات لوازم 4923 2 لوازم صرف 3327 3 لوازم شراء 1596 4 اشعار شطب من المستودع 49 5 مستندات اضافة الى المستودع 1 ً ثالثا: التحديات تكمن مصاعب القسم ان بعض الاعمال تتطلب التنقل بين نظامين محوسبين مختلفين ( Web and Oracle ) يمثل اهم التحديات يواجهها القسم . ً رابعا: التطلعات  يسعى القسم للوصول الى اقصى معايير ضبط الجودة في تقديم الخدمة كافة العاملين في الجامعة وضمن أحدث المعايير وسرعة الإنجاز .  الانتقال الى نظام الاوركل لتنفيذ اعمال القسم والعمل جار على هذا الانتقال بالتعاون مع مركز الحاسب والمعلومات في الجامعة .

8 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم :ً ثالثا التحديات تتمثل اهم التحديات في نفور بعض الموردين من التعامل مع الجامعة بسبب تأخر الجامعة بدفع مستحقاتهام المالية مما ي ضعف فرص المنافسة بين المناقصين . :ً رابعا التطلعات  حوسبة الربط البيني مع الدائرة المالية والعمل جار على تنفيذ ذلك بالتعاون مع مركز الحاسب والمعلومات .  تسريع عملية دفع المستحقات المالية للموردين.

9 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم المواصفات والدراسات :ً اولا المهام  استقبال طلبات الشراء من قسم المشتريات والاحالات التي تتراوح قيمتها ما بين 200 دينار ولغاية 40000 دينار وتدقي قها من حيث المواصفات و الحجز المالي حسب الأصول ووضع رقم قرار متسلسل بالرمز (ق ش) .  اما الطلبات التي تزيد عن 40000 فيتم تدقيقها ودراستها من حيث المواصفات والحجز المالي واعطائها رقم عطاء متسلسل بالرمز (ل).  بعد ترميز الطلبات ووضع رقم متس لسل لها يتم ارجاع الطلبات التي لا تحتاج اعلان بالصحف الى قسم المشتريات لاستدراج عروض، اما الطلبات التي تحتاج الى اعلان يتم الاعلان عنها في الصحف المحلية وعلى موقع الجامعة وعلى موقع تندر جو .  بيع نسخ المناق صات للمناقصين وتوثيق البيانات و المعلومات في الملف الخاص بالمناقصة.  اغلا ق المناقصة وتسليمها لأمين السر المختص حسب الأصول.  اي استفسارات تتعلق بالمناقصة خلال فترة طرح المناقصة والرد على المناقصين . :ً ثانيا الانجازات عدد مناقصات عدد المناقصات التي تم الاعلان ق.ش 95 ل 27 ش.م 14 مناقصات تم استدراجها 5  ايرادات ثمن نسخ دعوة العطاء المباعة 16000 دينار تقريبا . ً ثالثا: التحديات 1 - قلة الكادر الاداري بالقسم حيث لا يوجد الا اداري واحد. 2 - عدم وجود اداري متخصص لديه المام ومعرفة بمواصفات العطاءات واللغة الإنجليزية . 3 - الاعتماد على العمل الورقي التقليدي . 4 - عدم تحويل عمل القسم الكترونيا وعدم ربطه حاسوبيا بباقي اقسام الدائرة 5 - عدم ت بليغ القسم في حال الغاء المناقص ة واعفاء الش ركا ت من ثمن النسخ ة. ً رابعا: ال تطلعات 1 - تأهيل كادر متخصص من العاملين في القسم . 2 - حوسبة الاجراءات المتعلقة في عمل القسم بالتعاون مع مركز الحاسب والمعلومات . 3 - ان يتم الاعلان والشراء وايداع المناقصات الكترونيا دون الحاجة للقدوم للجامعة من اجل الشراء والايداع (شراء محفظتي او اي طريقة دفع ومربوط ة بالدائرة المالي ة ودائرة المشتريات) وخصوصا كما حدث في جائحة كورونا.

10 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم التدقيق يقوم القسم بمراجعة وتدقيق جميع معاملات الاقسام قبل عرضها على مدير الدائرة او تحويلها الى الاقسام المعنية. :ً اولا المهام  تدقيق إشعارات الشراء.  تدقيق الإحالات وتقارير الجان الفنية .  تدقيق طلب التوريد.  تدقيق ال كتب الصادرة عن لجان الاستلام .  تدقيق الإدخالات.  تدقيق إشعارات الإرجاع ومستندات التحويل.  تدقيق الكتب والمراسلات الأخرى.  تدقيق كافة الفواتير مع المستندات الادخال .  تدقيق كافة قرارات الشراء قبل عرضها على لجان الشراء المختلفة .  تدقيق كافة كتب لجان الشراء (تشكيل لجنه الفنية ، تمديد كفالات ، احالات اولية، .)... ً ثانيا : الانجازات تدقيق كافة طلبات وقرارات الشراء وكافة الوثائق المتعلقة بسلسلة التوريد الصادرة عن اقسام الدائرة المختلفة ً ثالثا: التحديات استطلاع الاجراءات ما زال يتم بصورة يدوية :ً رابعا ال تطلعات تعديل على نظام المشتريات المحوسب بحيث يتم الاستطلاع عن مرحلة طلب ال شراء وفي اي مرحلة من الاجراءات المتبعة (دراسة فنيه ، احالة اولية .)....،

11 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم اداره العقود :ً اولا المهام  استلام صورة عن قرارات الشراء الصادرة عن لجان الشراء المختلفة.  استلام ملف طلبات الشراء المحالة من قبل قسم المشتريات والتي لا تتجاوز قيمتها ( 200 ) دينار وتبليغ المورد بالإحالة.  إعداد جميع التوريدات اللازمة لغايات إدخال المواد المحا لة إلى مستودعات الجامعة.  تبليغ المناقصين الفائزين بالإحالات النهائية لقرارات الشراء الصادرة عن لجان الشراء المختلفة للحضور واستكمال إجراءات التبلغ بالإحالة.  إعداد لجان الاستلام اللازمة لاستلام المواد المحالة بموجب قرارات لجان الشراء المختلفة.  متابعة التوريد على المواد المحالة بموجب قرارات لجان الشراء المختلفة.  متابعة كفالات الصيانة المجانية لقرارات لجان الشراء المختلفة.  متابعة الاتفاقيات المعدة بموجب قرارات لجان الشراء المختلفة.  الإفراج عن كفالات حسن التنفيذ حسب الأصول.  حفظ القيود وأرشفتها.  تسديد المط البات المالية.  تطبيق نظام المشتريات الحكومية رقم ( 28 ) لسنة 2019 والتعليمات الصادرة عنه. : ا ً ثانيا لانجازات :ً ثالثا التحديات والمصاعب  صعوبة في متابعة عمليات التوريد بأسلوب فعال.  صعوبة في متابعة كفالات الصيانة بأسلوب فعال.  وجود أخطاء عند إعداد المعاملات الورقية الخاصة بالقسم.  تصوير المعاملات الورقية عند تزويد الأقسام ذات العلاقة بالوثائق المطلوبة لإنجاز العمل .  اختلاف صياغة قرارات الشراء الصادرة عن لجان الشراء المختلفة . :ً رابعا ال تطلعات  إنشاء برنامج على النظام المحوسب لإ دخال جميع المعاملات الورقية بحيث يتم إصدار المعاملة من النظام مباشرة.  أرشفة جميع الوثائق الخاصة بالمعاملة على النظام المستخدم مع إمكانية استطلاعها من قبل الأقسام ذات العلاقة.  العمل على توحيد أسلوب صياغة قرارات الشراء الصادرة عن لجان الشراء المختلفة بما يتوافق مع طبيعة العمل في دائرة المشتريات واللوازم ومطابقتها لنظام المشتريات الحكومية ( نموذج مقترح .) طلبات التوريد اجمالي عدد المستندات 1,619 2,283

12 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم العهد ة :ً اولا الم هام  تسلم طلبات الإرجاع والتحويل والمعاملات المتعلقة بالشطب الخاصة بالعاملين في الجامعة وتدقيقها.  دراسة طلبات الإرجاع والتحويل والشطب من العهدة بعد عرضها على اللجان الفنية وذلك لقبولها أو رفضها.  وتدقيقها. ً عمل إشعارات طلبات الإرجاع ومستندات التحويل والشطب آليا  دراسة ومتابعة طلبات الإرجاع مع وحدات الجامعة المختلفة التي تتطلب الكشف عليها وبيان الرأي الفني فيها.  تدقيق ملفات عهدة العاملين في الجامعة والعمل على أرشفتها .  جرد العهدة للعاملين في وحدات الجامعة المختلفة كلما اقتضت الحاجة.  إصدار الكشوفات الخاصة بعهدة العاملين في وحدات الجامعة المختلفة والتقارير المتعلقة بعهدة العاملين.  الاشتراك في اللجان مثل البيع والإتلاف، دراسة العروض الراكدة ، البيع ......الخ.  حفظ الطلبات والمستندات والمعاملات الخاصة بقسم العهدة في الملفات.  إعداد المراسلات الخاصة بقسم العهدة والإجابة على المراسلات الواردة إلى قسم العهدة وإجراء اللازم عليها. :ً ثالثا الإنجازات : التحديات ً ثالثا وتتمثل بإجراءات اللجان الفنية التي تقوم بتحديد مدى صلاحية العهدة الراجعة. :ً رابعا التطلعات البحث عن حل لتسريع عمل اللجان الفنية المختصة بالارجاعات . مستند تحويل مستند ارجاع اعارة مستند شطب من العهدة مستند ارجاع اجمالي عدد المستندات المجموع 2106 6 67 1810 3990

13 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم المستودعات :ً اولا الم هام  تنظيم مستندات شطب اللوازم والادخال والإخراج حسب الأصول.  تخزين المواد وترتيبها حسب نوعها داخل المستودعات.  صرف ا للوازم واخراجها من المستودعات و إعادة اللوازم الفائضة او التالفة او غير الصالحة للمستودع على النموذج المقرر ً وفقا للتعليمات.  المشاركة في لجان الشراء ودراسة العروض.  المشاركة في لجان إتلاف اللوازم غير الصالحة وشطب قيودها حسب التعليمات بها في الجامعة.  متابعة توريد المواد مع الشركات.  استلام فواتير المواد وعمل ضبوطات الاستلام ومستندات الادخال وتدقيقها وتوقيعها من اللجان المختلفة.  استلام عينات من التجار الموردين الموقعة من اللجان الدراسية ومطابقتها مع فواتير المواد وداخلها حسب الأصول.  تامين العمال لمختلف دوائر الجامعة لغايات الترحيل ونقل المواد المصروفة والمرتجعة حسب الأصول.  ورشة التنجيد وهي ورشة تتبع قسم المستودعات تقوم بالمهام التالية : 1 - تقوم بكافة أعمال التنجيد وصيانة اثاث الجامعة من حيث التنجيد وتوابعه. 2 - تفصيل وتركيب الستائر وصيانتها لجميع المكاتب والقاعات. ً ثانيا: الانجازات تسلسل نوع المستند عدد الطلبات 1 مستند ادخال 1953 2 مستند اخراج 4627 مجموع المستندات 6580

14 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم :ً ثالثا التحديات يعاني ال قسم من نقص في الكادر الوظيفي المؤهل مثل ( امين مستودع ، عمال، فني ت نجيد وعامل فني للورشة التنجيد والستائر .) : التطلعا ً رابعا ت تأهيل الكادر العامل في القسم.

15 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم الديوان يعتبر قسم الديوان في الدائرة اللوازم حلقة الوصل بين الدائرة وكافة ال وحدات التنظيمية العاملة في الجامعة ، وكذلك العاملين داخل الدائرة، حيث يتولى ادارة المراسلات الداخلية والخارجية ، بالإضافة الى متابعة الاجازات والمغادرات بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية. المهام ً اولا 1 - الاشراف على دوام الموظفين في الوحدة والتأكد من التزامهم بالدوام الرسمي بالتنسيق مع المدير. 2 - متابعة المعاملات الواردة والصادرة والتأكد من صحتها. 3 - صياغة المراسلات. 4 - تقييم أداء الموظفين لكادر الديوان ورفع التوصيات للمدير. 5 - اقتراح الدورات التدريبية والشواغر وأي مقترح من شأنه رفع مستوى الكادر الإداري في الدائرة. 6 - المشاركة في اللجان المكلفة من قبل المدير والأستاذ الرئيس. 7 - القيام بأية أعمال أخرى ذات علاقة بطبيعة عمل الوظيفة بتكليف من المدير. 8 - استلام البريد الوارد من الجهات الداخلية (داخل الجامعة) ومن الجهات الخارجية (خارج الجامعة). 9 - توزيع البريد الوارد على الأقسام الموجودة في الدائرة. 10 - تصدير الكتب الرسمية الصادرة عن الدائرة في حال غياب من يقوم بذلك في القسم. 11 - متابعة يومية على نظام الأرش فة لاستلام البريد العاجل أو الغير وارد عن طريق البريد (ورقي) واعطائه رقم وارد. 12 - حفظ نسخ عن الكتب الواردة أو الصادرة في الجلاسورات ألخاصة بالديوان كل حسب موضوعه وكذلك حفظ الكتب الخاصة بالموظفين في ملفاتهم الشخصية. 13 - طباعة كتب تغطية تتعلق بالدائرة. 14 - توريد البري د في حال غياب من يقوم بذلك أو مساعدته في حال وجود حجم كبير من الوارد. 15 - استقبال وإجراء المكالمات الهاتفية وتسجيل المعلومات ذات الأهمية وعرضها على المدير ومتابعة ما يتعلق بها في ضوء توجيهاته بشأنها. 16 - تنظيم المقابلات والاجتماعات الخاصة بالمدير. 17 - استقبال المراجعي ن والرد على استفساراتهم وتسهيل مراجعاتهم. 18 - طباعة الكتب المتعلقة بالدائرة. 19 - متابعة الدوام اليومي والاجازات والمغادرات للعاملين في الدائرة. 20 - تولي أعمال الأرشيف والتوثيق (الوارد والصادر، الحفظ، المتابعة وتنظيم الملفات) في حالة إجازة أحد الموظفين في القسم.

16 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم 21 - توزيع البريد الداخلي (داخل الدائرة) على الأقسام. 22 - ارسال بريد الدائرة الى وحدة البريد (الرئاسة) وإحضار البريد الوارد الى الدائرة. 23 - توقيع طلبات الشراء من الدائرة المالية ومن الرئاسة. 24 - العمل على ضيافة اللجان التي تعقد في دائرة المشتريات واللوازم. 25 - طلب مواد ضيافة للجان وعمل ضيافة لمدير الدائرة والضيوف. 26 - متابعة أي عمل يطلب أو تصليحات داخل الدائرة. :ً ثانيا الانجازات  القيام باستلام الكتب الرسمية والمعاملات من جميع أقسام الدائرة وإعطائها رقم صادر على نظام الأرشفة الالكتروني وتصديرها الى كليات ودوائر الجامعة وارسال الكتب العاجلة الكترونيا عن طريق برنامج الأرشفة ومن ثم تذميمها في دفاتر بأن آخر رقم صادر لعام ً وتوزيعها على الأقسام داخل الدائرة، علما 2021 كان ( 2880 .)  عرض البريد الوارد على المدير وتوقيعها منه ومن ثم إدخاله على نظام الأرشفة الالكترون بأنه وصل آخر رقم وارد ً ي علما للدائرة ( 3242 ) في نهاية عام 2021 . تسلسل المراسلات عدد الطلبات 1 صادر 2880 2 الوارد 3242 المؤرشف ة 6122 :ً ثالثا التحديات  العمل اليدوي.  كثافة العمل. ً رابعا: التطلعات يتطلع القسم وإيجاد وسائل الكترونية أسرع للوصول الى المعاملات والرد عليها.

17 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم الفهرس تسلسل بيان صفحة 1 كلمة المدير ... .................... ................... ....... .............................. ............ 2 2 الهيكل التنظيمي . ...... ..... ..... ................................................ ....... 3 3 المقدمة ... .................... ............ .... ... ................ ... ............ ............ 4 4 قيم الدائرة والاقسام ... ......... ... .................................... ............ 5 5 قسم الرقابة على المخزون ... .................... ......................................... 6 6 قسم المشتريات ... .................... ................................................. ............ 7 7 قسم المواصفات ... .................... ............ ................................................ 9 8 قسم التدقيق ... .................... ........... ........................................................ . 10 9 قسم إدارة العقود ... .................... ........... ............................................... . 11 10 قسم العهدة ... .................... ..... ...... ............................................................. . 12 11 قسم المستودعات ... ........... ............................................ ......... ............ 13 12 قسم الديوان ... ............ ........................................................... ........ ............ 15

www.yu.edu.jo

Made with FlippingBook

RkJQdWJsaXNoZXIy NTAwOTM=