15 التقري ر السنوي الانجازات العام 2021 جامعـــــــة اليرمــــــ ــــــوك دائــــرة المشتريــــ ات واللـــ ـوازم قسم الديوان يعتبر قسم الديوان في الدائرة اللوازم حلقة الوصل بين الدائرة وكافة ال وحدات التنظيمية العاملة في الجامعة ، وكذلك العاملين داخل الدائرة، حيث يتولى ادارة المراسلات الداخلية والخارجية ، بالإضافة الى متابعة الاجازات والمغادرات بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية. المهام ً اولا 1 - الاشراف على دوام الموظفين في الوحدة والتأكد من التزامهم بالدوام الرسمي بالتنسيق مع المدير. 2 - متابعة المعاملات الواردة والصادرة والتأكد من صحتها. 3 - صياغة المراسلات. 4 - تقييم أداء الموظفين لكادر الديوان ورفع التوصيات للمدير. 5 - اقتراح الدورات التدريبية والشواغر وأي مقترح من شأنه رفع مستوى الكادر الإداري في الدائرة. 6 - المشاركة في اللجان المكلفة من قبل المدير والأستاذ الرئيس. 7 - القيام بأية أعمال أخرى ذات علاقة بطبيعة عمل الوظيفة بتكليف من المدير. 8 - استلام البريد الوارد من الجهات الداخلية (داخل الجامعة) ومن الجهات الخارجية (خارج الجامعة). 9 - توزيع البريد الوارد على الأقسام الموجودة في الدائرة. 10 - تصدير الكتب الرسمية الصادرة عن الدائرة في حال غياب من يقوم بذلك في القسم. 11 - متابعة يومية على نظام الأرش فة لاستلام البريد العاجل أو الغير وارد عن طريق البريد (ورقي) واعطائه رقم وارد. 12 - حفظ نسخ عن الكتب الواردة أو الصادرة في الجلاسورات ألخاصة بالديوان كل حسب موضوعه وكذلك حفظ الكتب الخاصة بالموظفين في ملفاتهم الشخصية. 13 - طباعة كتب تغطية تتعلق بالدائرة. 14 - توريد البري د في حال غياب من يقوم بذلك أو مساعدته في حال وجود حجم كبير من الوارد. 15 - استقبال وإجراء المكالمات الهاتفية وتسجيل المعلومات ذات الأهمية وعرضها على المدير ومتابعة ما يتعلق بها في ضوء توجيهاته بشأنها. 16 - تنظيم المقابلات والاجتماعات الخاصة بالمدير. 17 - استقبال المراجعي ن والرد على استفساراتهم وتسهيل مراجعاتهم. 18 - طباعة الكتب المتعلقة بالدائرة. 19 - متابعة الدوام اليومي والاجازات والمغادرات للعاملين في الدائرة. 20 - تولي أعمال الأرشيف والتوثيق (الوارد والصادر، الحفظ، المتابعة وتنظيم الملفات) في حالة إجازة أحد الموظفين في القسم.
RkJQdWJsaXNoZXIy NTAwOTM=