مهام العمل في قسم الرقابة على المخزون:

1- استقبال الطلبات الكترونيا على أنظمة الويب الخاصة في الجامعة.

2- دراسة هذه الطلبات وتوجيهها لاستكمال الموافقة عليها من قبل مدير الدائرة.

3- إعادة الطلبات لرئيس قسم الرقابة على المخزون حيث يتم إعادة توجيهها للجان المعنية ان لزم الأمر او للموظف المعني في القسم لعمل اشعار اللوازم على أنظمة اوراكل المعمول بها في الدائرة حيث تنقسم الاشعارات الى:

       أ -  اشعار شراء ويتم تحويله لقسم المشتريات.

      ب- اشعار صرف او شطب ويتم تحويله لقسم المستودعات.

4- في حال ان المواد جديدة (لم يتم إدخالها مسبقاً) فيتم تصنيفها من قبل الموظف المعني اعتمادا على نظام التصنيف العالمي  وهو نظام قياسي دولي لا يسمح بإعطاء المادة الواحدة أكثر من ترميز.

5- يعنى القسم بمتابعة ارصدة لمخزون للوازم من اجل ضمان تواجدها طوال الوقت لخدمة العملية التدريسية مثل القرطاسية واللوازم المكتبية والاثاث وبعض اللوازم الأخرى.

6- يتم عمل اشعارات شراء لتعزيز هذه الأرصدة بشكل دوري واستنادا لدراسة تعتمد في بعض تفاصيلها على ارصدة المستودع الحالية ومعدل المصروفات لمدة ثلاثة سنوات على الأقل.

7- يقوم القسم وإستتاداً للنظام بتنظيم قوائم الجرد وتوزيعها على لجان الجرد المشكلة لهذه الغاية واستكمال تدقيق ملقات الجرد مع هذه اللجان.

8- تعديل الاحالات التابعة للقرارات الصادرة عن لجان الشراء المختصة استنادا لجداول الإحالة.