الخطوات الرئيسية التي تم اتباعها لإعداد هذه الخطة:
- تحليل الوضع الحالي:
- تقييم الهيكل التنظيمي:فهم الهيكل الحالي لدائرة المشتريات واللوازم، بما في ذلك الأدوار والمسؤوليات.
- مراجعة العمليات الحالية:تحليل العمليات الحالية للمشتريات واللوازم لتحديد نقاط القوة والضعف.
- تقييم الموارد:تحديد الموارد المتاحة (البشرية، المالية، التكنولوجية).
- تحديد الأهداف الاستراتيجية:
- الربط بالأهداف للجامعة: التأكد من أن أهداف دائرة المشتريات واللوازم تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للجامعة.
- وضع أهداف محددة: مثل تحسين كفاءة العمليات، تقليل التكاليف، تحسين جودة المشتريات، تعزيز الشفافية.
- تطوير السياسات والإجراءات:
- وضع سياسات واضحة: مثل سياسات الشراء، إدارة الموردين، إدارة المخزون.
- توحيد الإجراءات: تطوير إجراءات موحدة لجميع عمليات المشتريات واللوازم.
- تحديد المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs):
- قياس الأداء: تحديد مؤشرات مثل وقت استكمال عملية الشراء، نسبة التوفير في التكاليف، مستوى رضا الموردين.
- مراقبة وتحسين: استخدام هذه المؤشرات لمراقبة الأداء وإجراء التحسينات اللازمة.
- تطوير نظام إدارة المشتريات:
- اعتماد التكنولوجيا: استخدام أنظمة إدارة المشتريات الإلكترونية (e-Procurement) لتحسين الكفاءة.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى: ضمان تكامل نظام المشتريات مع أنظمة أخرى مثل المالية وإدارة المخزون.
- تدريب وتطوير الموظفين:
- برامج تدريبية: تقديم تدريب للموظفين على السياسات والإجراءات الجديدة، واستخدام الأنظمة التكنولوجية.
- تطوير المهارات: تعزيز مهارات التفاوض، إدارة الموردين، وتحليل التكاليف.
- إدارة المخاطر:
- تحديد المخاطر: مثل تأخير التسليم، زيادة التكاليف، عدم جودة المواد.
- وضع خطط للتخفيف: تطوير استراتيجيات لتقليل هذه المخاطر.
- التنفيذ والمتابعة:
- جدولة التنفيذ: وضع جدول زمني لتنفيذ الخطة.
- مراقبة التقدم: متابعة التقدم بشكل دوري وإجراء التعديلات اللازمة.
- التقييم والمراجعة:
- تقييم النتائج: مقارنة النتائج الفعلية مع الأهداف المحددة.
- إجراء التعديلات: إجراء التعديلات اللازمة بناءً على التقييم.
- التواصل والتنسيق:
- التواصل الداخلي: ضمان التواصل الفعال بين جميع أقسام الدائرة.
- التنسيق مع الجهات الأخرى: التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان تحقيق الأهداف المشتركة.
- التوثيق والإبلاغ:
- توثيق العمليات: توثيق جميع العمليات والإجراءات لضمان الشفافية والمساءلة.
- إعداد التقارير الدورية: إعداد تقارير دورية عن أداء الدائرة وتقديمها للإدارة العليا.
باتباع هذه الخطوات، يمكن لدائرة المشتريات واللوازم تطوير خطة تنفيذية شاملة وفعالة تساهم في تحقيق أهدافها وتعزيز كفاءة العمليات.
