تُعتبر عملية إعداد الموازنة من المهام الإدارية والمالية الهامة في أي مؤسسة، بما في ذلك الجامعات. فيما يلي شرح مختصر حول كيفية إعداد موازنة دائرة المشتريات واللوازم، ودورها في المشاركة في إعداد موازنة الجامعة:

تهدف موازنة دائرة المشتريات واللوازم إلى تخطيط وتقدير الاحتياجات المالية للدائرة لفترة مالية محددة (عادةً سنة مالية). تشمل الخطوات الرئيسية ما يلي:

• تحديد الاحتياجات:
  يتم تحديد الاحتياجات من المواد والمعدات والخدمات التي تحتاجها الدائرة لتسيير أعمالها، مثل القرطاسية، الأثاث، الأجهزة الإلكترونية، وغيرها.
• تقدير التكاليف:
  يتم تقدير التكاليف بناءً على الأسعار السابقة أو استعلام الأسعار الجديدة من الموردين.
• إعداد النموذج:
  يتم استخدام نموذج موحد لإعداد الموازنة يتضمن بنود الإنفاق المتوقعة، مثل:
• المواد المستهلكة.
• الصيانة.
• مشتريات الأجهزة والمعدات.
• خدمات خارجية لوجستية.
• تضمينها في مناقشة بنود مشروع الموازنة للجامعة.

وفي إطار المشاركة في إعداد موازنة الجامعة

تساهم دائرة المشتريات واللوازم في إعداد الموازنة العامة للجامعة من خلال:

• تقديم البيانات:
  تقدم الدائرة بيانات تفصيلية عن احتياجاتها المالية المتوقعة، والتي يتم دمجها مع موازنات الأقسام الأخرى.
• التنسيق مع الدائرة المالية:
  يتم التنسيق مع الدائرة المالية للجامعة لضمان توافق موازنة الدائرة مع السياسات المالية العامة للجامعة.
• مراعاة الأولويات:
  يتم تحديد الأولويات بناءً على خطط الجامعة الاستراتيجية، مثل مشاريع التطوير أو الصيانة الطارئة.

هذه العملية تضمن توفير الموارد المالية اللازمة لدائرة المشتريات واللوازم لدعم أنشطة الجامعة بكفاءة وفعالية.